Introducción
Cuando un lead nuevo entra a tu CRM, lo ideal es que alguien de tu equipo lo contacte lo antes posible. En vez de depender de que alguien revise manualmente los contactos nuevos, puedes automatizar esto con un workflow que cree una tarea automáticamente cada vez que llegue un lead. En este tutorial te mostramos cómo configurarlo.
¿Qué es una tarea automática?
Es una acción dentro de un workflow que crea automáticamente una tarea asignada a un usuario (por ejemplo, «Llamar a este contacto» o «Enviar email de bienvenida»), sin que nadie tenga que hacerlo manualmente cada vez.
¿Por qué usarla?
- Reduce el tiempo de respuesta a nuevos leads.
- Evita que se te pase revisar un contacto nuevo.
- Asegura que siempre haya un seguimiento, sin depender de que alguien se acuerde de hacerlo.
Paso 1: Ve a Workflows
Entra a Automatizaciones > Workflows.
Paso 2: Crea un workflow nuevo
Clic en Crear workflow, selecciona Contacto como objeto y empieza «Desde cero».
Paso 3: Define el disparador (trigger)
Elige la condición que activa el workflow, por ejemplo: «Etapa del ciclo de vida es igual a Lead» o «El contacto se crea».
Paso 4: Agrega la acción «Crear tarea»
Clic en el ícono «+» dentro del workflow y busca la acción «Crear tarea».
Paso 5: Configura la tarea
Define:
- Tipo de tarea (llamada, email, tarea general)
- Título (por ejemplo: «Contactar a nuevo lead»)
- A quién se le asigna (el propietario del contacto, o un usuario específico)
- Fecha límite (por ejemplo: 1 día después de creado el lead)
Paso 6: Activa el workflow
Revisa la configuración y cambia el estado del workflow de «Borrador» a «Activo».
Paso 7: Verifica el resultado
Crea o simula un lead nuevo que cumpla la condición, y confirma que la tarea se haya creado automáticamente en Tareas o en la ficha del contacto.